FAQ - Documentazione matricolare

1. A cosa serve la matricola?

La matricola ha lo scopo di registrare, anche avvalendosi di sistemi informatici, gli eventi, le situazioni e i fatti, di cui all’articolo 1023 del decreto legislativo 15 marzo 2010, n. 66 - di seguito COM, e agli articoli 682 e 685 del decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 90 - di seguito TUOM, che hanno diretta influenza sul reclutamento, la formazione, lo stato giuridico, l’avanzamento, l’impiego e il trattamento economico di attività e di quiescenza del personale in servizio e in congedo delle Forze armate/Arma dei Carabinieri, nonché del personale militarizzato e dei corpi ausiliari delle Forze armate (riferimenti: artt. da 1021 a 1024 del COM; artt. da 682 a 687 del TUOM; Decreto del Ministro della Difesa 10 luglio 2019, di seguito DM 2019).

2. Quali sono gli eventi di interesse matricolare?

Gli eventi di interesse matricolare sono quelli individuati dall’art. 1023 del COM e dagli articoli 682 e 685 del TUOM, i quali devono essere trascritti nel Documento unico matricolare, utilizzando il formulario unificato (FUM), al cui aggiornamento è preposta la Direzione Generale per il Personale Militare. A titolo meramente esemplificativo, può porsi il caso di verificazione di evento (quale la nascita di un figlio), rientrante tra quelli tipizzati in quanto afferenti alla situazione di famiglia del militare, che ricomprende anche i dati relativi ai figli (riferimenti: 
-    art. 1023 del COM; 
-    artt. 682, 683 e 685 del TUOM; 
-    artt. 4 e 11 DM 2019; 
-    Attività discendenti dal Decreto del Ministro della difesa 10 luglio 2019, recante disposizioni per l’attuazione e il funzionamento del servizio matricolare del personale militare ai sensi dell’articolo 687, comma 3 del decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n. 90 e successive modificazioni. Integrazione del “Formulario Unificato Matricolare”, f.n. M_D GMIL REG2020 0195989, in data 20 maggio 2020, di seguito FUM 2020 /sgd-dna/staff/dg/persomil/circolari/attivita-discendenti-decreto-ministro-recante-disposizioni-attuazionel-funzionamento-servizio-matricolare-personale-militare/47111.html;
-    Istruzioni tecniche e procedurali relative agli eventi più comuni oggetto di trascrizione matricolare: nello specifico, variazioni matricolari connesse a procedimenti penali, alle attività di docenza, alla frequenza di corsi, al conseguimento di brevetti, licenze e patenti, nonché alle pubblicazioni, f.n. M_D AB05933 REG2023 0318232, in data 29 maggio 2023, di seguito Istruzioni 2023 /sgd-dna/staff/dg/persomil/circolari/istruzioni-tecniche-e-procedurali-eventi-oggetto-di-trascrizione-matricolare/37657.html;
-    Variante 1 alle Istruzioni tecniche e procedurali relative agli eventi più comuni oggetto di trascrizione matricolare: nello specifico, variazioni matricolari connesse a procedimenti penali, alle attività di docenza, alla frequenza di corsi, al conseguimento di brevetti, nonché alle pubblicazioni, f.n. M_D AB05933 REG2024 0040322, in data 22 gennaio 2024, di seguito Variante 1 alle Istruzioni 2023 /sgd-dna/staff/dg/persomil/circolari/variante1-alle-istruzioni-tecniche-e-procedurali-eventi-oggetto-trascrizione-matricolare/35923.html).

3. Che cosa è il Formulario Unificato Matricolare (FUM)?

E’ un documento contenente l’elenco delle formule matricolari (n.452 formule), afferenti agli eventi di interesse da applicare a tutte le Forze Armate/Arma dei Carabinieri. Persegue la finalità di uniformare il dato matricolare, da far confluire nel Documento Unico Matricolare (riferimenti: art. 1023 del COM; artt. 683 e 685 del TUOM; artt. 4, 10 e 11 DM 2019; FUM 2020; Istruzioni 2023; Variante 1 alle Istruzioni 2023).

4. Quali sono le strutture preposte al servizio matricolare?

La Direzione Generale per il Personale Militare sovrintende alle attività matricolari, le quali sono assicurate, a livello centrale, dalla Direzione stessa e dagli Stati maggiori di Forza armata/Comando Generale dell’Arma dei Carabinieri. Il servizio matricolare è altresì assicurato a livello periferico dai Comandi e Reparti periferici, di cui all’organizzazione di ciascuna Forza armata/Arma dei Carabinieri (riferimenti: articolo 687 del TUOM; artt 4, 5, 6 e 7 DM 2019).

5. Che cosa è il Documento Unico Matricolare?

Il documento unico matricolare (analogico o digitale) è uno dei documenti su cui si fonda la matricola del personale militare ed ha lo scopo di riunire tutte le notizie, le quali comunque, possano interessare il servizio reso, oltre che avere una diretta influenza sul reclutamento, la formazione, lo stato giuridico, l’avanzamento, l’impiego e il trattamento economico. Esso è parte integrante della documentazione personale del militare, di cui all’articolo 1021 del COM (riferimenti: articoli 683 e 684 del TUOM; art. 10 DM 2019).

6. Cosa si intende per variazione matricolare?

La variazione matricolare consiste nella rappresentazione del dato matricolare per effetto dell'acquisizione di uno degli eventi di interesse indicati dall'art. 685 del TUOM, al termine dell'attività di validazione prevista dall'articolo 683, comma 1, lettera e) del TUOM. La rappresentazione del dato matricolare può avvenire secondo l'ordine cronologico di accadimento, nel rispetto delle prescrizioni di cui al Formulario Unico Matricolare, e può essere oggetto di raggruppamento. Le variazioni devono essere effettuate secondo le prescrizioni della DGPM e secondo le disposizioni tecniche di dettaglio di ciascuna Forza armata/Arma dei carabinieri. 
(riferimenti: art. 1023 del COM; artt. 683 e 685 del TUOM; art. 11 DM 2019; FUM 2020; Istruzioni 2023; Variante 1 alle Istruzioni 2023).

7. Quali sono le attività da porre in essere nel caso di iscrizioni e/o variazioni matricolari errate?

In tali casi si procede mediante le rettifiche, le quali sono modifiche che si apportano alle iscrizioni e alle variazioni matricolari riconosciute errate. Differenti sono invece le obliterazioni, da intendersi quali omissioni o cancellazioni, che si rendono necessarie quando non si debba fare menzione nel Documento matricolare di taluni elementi. Le rettifiche e le obliterazioni sono effettuate, fatta eccezione per il ruolo appuntati e carabinieri dell’Arma dei carabinieri, previa autorizzazione della DGPM, sulla base di documenti o dati comprovanti l’erroneità o la necessità di cancellazione di precedenti registrazioni. Le rettifiche e le obliterazioni, da effettuare secondo le prescrizioni fissate dalla DGPM, possono essere promosse d’ufficio o su richiesta di parte, con informazione all’interessato della decisione adottata. (riferimenti: articolo 1023 del COM; articolo 686 del TUOM; art. 12 DUM 2019; Istruzioni 2023)

8. Che cosa è la parifica del documento matricolare?

La parifica è la procedura di confronto tra i dati del Documento unico matricolare e i documenti del fascicolo personale, al fine di verificare la corretta acquisizione di tutti gli eventi di interesse.
Essa è effettuata in occasione dell'inserimento del militare nelle aliquote di ruolo per la formazione dei quadri d'avanzamento e all'atto del collocamento in congedo. In tali occasioni l'interessato rilascia esplicita dichiarazione di completezza. La Direzione Generale per il personale militare può valutare altri casi in cui si renda necessario effettuare la parifica.
Nei soli casi di documento unico matricolare ancora analogico, per il periodo necessario alla progressiva sostituzione dei documenti analogici con il Documento unico matricolare informatico, la parifica è effettuata mediante il confronto delle registrazioni matricolari con i documenti custoditi nel fascicolo personale, dalla data dell'ultima parifica e tra primo e secondo esemplare dello stato di servizio.
Al termine della procedura di parifica, l'addetto alla matricola appone, a sua firma, nel Documento unico matricolare analogico, l'annotazione "Parificato a· sensi dell'articolo 13 del Decreto del Ministro della Difesa recante Disposizioni attuative per i funzionamento del servizio matricolare del personale militare" completa di data e bollo d'ufficio. Dell'avvenuta parifica deve essere data conoscenza all'interessato.
Nei casi di Documento unico matricolare informatico l'attività di verifica circa la sussistenza dell'evento di interesse, nonché della sua corretta acquisizione, è espletata mediante i documenti informativi contenuti nel database di Forza armata e dell'Arma dei carabinieri e validata tramite attività digitale (riferimenti: articoli 683 e 686 del TUOM; artt. 4 e 13 del DM 2019).

9. E’ possibile richiedere il rilascio di copie del documento matricolare?

Sì, è possibile ottenere il rilascio del documento matricolare e delle relative copie autenticate e/o certificazioni, eventualmente richieste, nel rispetto delle limitazioni previste dalla legislazione vigente, in materia di trattamento dei dati (riferimenti: articoli 683 e 686 del TUOM; art. 15 DM 2019). 
Alla seguente pagina web sono riportate le istruzioni per la richiesta dei fogli matricolari/stati di servizio: /sgd-dna/staff/dg/persomil/documentazione-matricolare/fogli-matricolaristato-di-servizio/24820.html 

10. Quando è possibile procedere alla trascrizione a matricola di corsi?

Le attività formative e le relative condizioni, legittimanti la loro trascrivibilità a matricola, vengono puntualmente disciplinate al par. 3, lettere b. ed e. delle Istruzioni 2023, in cui si parla della valenza matricolare e del relativo iter procedurale per la trascrizione di corsi disposti dall’Amministrazione o frequentati a titolo privato presso scuole, istituti o enti civili.

11. Quale è la procedura da seguire per l’annotazione a matricola di brevetti, patenti e licenze conseguiti privatamente?

L’iter procedurale con descrizione dei relativi limiti e dei presupposti è compendiato al par. 3, lett. c., delle Istruzioni 2023. 

12. Quali titoli di studio possono essere trascritti a matricola?

Vanno automaticamente trascritti a matricola i diplomi, le lauree, le specializzazioni post-laurea, i dottorati di ricerca, i master universitari di I e II livello, le abilitazioni all’esercizio delle professioni conseguiti a seguito di esame di Stato, nonché quelle conseguite al termine dei corsi di perfezionamento scientifico e di alta formazione permanente organizzati dagli Atenei, successivamente al conseguimento della Laurea. I titoli di studio conseguiti all’estero sono trascrivibili, solamente se riconosciuti legalmente validi e ritenuti equipollenti ai corrispondenti nazionali ovvero se ottengono il riconoscimento accademico attraverso la procedura prevista dalla più recente normativa in materia, ex art. 2 Legge 148/2002 e art. 38 comma 3.2 del Decreto Legislativo 165/2001, come modificato dall’art. 1 comma 28-quinquies Legge 15/2022 (riferimento: paragrafo 3, lettera d., delle Istruzioni 2023).

13. Quando è possibile procedere a trascrizione matricolare di pubblicazioni?

A premessa, si reputa opportuno precisare che, in termini generali, nella documentazione matricolare vanno trascritte solo notizie attinenti al servizio, che abbiano dei riflessi in ambito militare e che possano rivelarsi di interesse, anche in una prospettiva futura, ai fini dell’impiego e /o dello sviluppo di carriera. Conseguentemente, alla luce di quanto evidenziato, e con specifico riferimento all’eventuale trascrizione delle pubblicazioni sul documento matricolare, è necessario che l’evento da annotare risulti utile e significativo per lo Stato maggiore della difesa, la Forza armata o l’Arma dei carabinieri, in relazione alle peculiari attività rispettivamente svolte e agli obiettivi istituzionali prefissati. Nel dettaglio, la puntuale disciplina è contenuta nel paragrafo 4 delle Istruzioni 2023 e nel par. 1.b. della Variante 1 alle Istruzioni del 2023. 

14. Può essere trascritto a matricola il tirocinio professionale svolto per l'ammissione all’esame di stato per il conseguimento dell'abilitazione all'esercizio della professione di avvocato?

E’ esclusa l’annotazione a matricola dei tirocini professionali svolti, per l'ammissione agli esami di stato per il conseguimento dell'abilitazione all'esercizio delle professioni di "dottore commercialista" e di "avvocato", possedendo autonoma valenza matricolare, esclusivamente l'abilitazione all'esercizio di tali professioni, cui i citati tirocini hanno mero carattere propedeutico (riferimento: paragrafo 3.d. delle Istruzioni del 2023.

15. Quali sono gli adempimenti da seguire, al fine di poter addivenire alla regolare annotazione a matricola delle ricompense?

Le linee guida in materia, le quali dovrebbero costantemente orientare l’attività premiale, quale espressione, tra le più significative, dell’azione di comando ai vari livelli, sono compendiate nelle circolari nn. M_D/GMIL_06/V/GL/3572/D9-2 e M_D GMIL 0816497, rispettivamente in data 1° febbraio 2007 e 19 febbraio 2014. A ciò deve aggiungersi il rilievo assunto dal concetto di legittimità della trascrizione, che si sostanzia in una verifica della conformità dell’atto alle prescrizioni normative di riferimento (comportando, al riguardo, in caso di mancanza dei previsti requisiti, l’impossibilità di poter procedere a trascrizione sui documenti personali dell’interessato). Conseguentemente, al fine di assicurare l’efficacia e l’equità complessiva del sistema premiale, è necessario trattare, ai vari livelli, i procedimenti per la concessione di ricompense, con ogni consentita celerità, in ossequio al generale principio della certezza dei tempi dell’azione amministrativa (riferimento: circolare n. M_D GMIL REG2017 0682801 in data 28 dicembre 2017).

16. A chi devo rivolgermi, nel caso di procedura concorsuale bandita da una Amministrazione Pubblica, per conoscere se il candidato ha diritto alla riserva del posto di cui agli articoli 678 e 1014 del COM?

In tal caso ci si potrà rivolgere a SEGREDIFESA – I Reparto – 3° Ufficio, di cui alla seguente pagina web: 

Home Page/SGD-DNA/Staff e organizzazione/Reparti/I Reparto - Personale/Ufficio per il sostegno alla ricollocazione professionale dei volontari congedati/Contatti

17. A chi devo rivolgermi, nel caso di una procedura concorsuale pubblica, per l’attività di verifica delle autocertificazioni presentate dagli interessati, in materia di espletamento del servizio militare obbligatorio (adempimento degli obblighi di leva)?

Alla luce delle vigenti disposizioni, e nei limiti del servizio militare obbligatorio prestato dall’interessato:

• se gli obblighi di leva sono stati espletati presso la F.A. della Marina Militare alla Direzione Generale per il Personale Militare – V Reparto Divisione 11^: (PEI): persomil@persomil.difesa.it, (PEC): persomil@postacert.difesa.it
  Modulo A Fac Simile richiesta certif. ENTI (file .pdf 113 Kb)
  Modulo A Fac Simile richiesta certif. PRIVATI (file .pdf 116 Kb)

•  se gli obblighi di leva sono stati espletati presso la F.A. dell’Aeronautica Militare alla Direzione Generale per il Personale Militare – V Reparto – Divisione 12^:
  (PEI): persomil@persomil.difesa.it, (PEC): persomil@postacert.difesa.it
  Modulo B Fac Simile richiesta certif. ENTI (file .pdf 128 Kb)
  Modulo B Fac Simile richiesta certif. PRIVATI (file .pdf 117 Kb)

•  se gli obblighi di leva sono stati espletati presso la F.A. dell’Esercito Italiano all’Ufficio Documentale dell’Esercito Italiano per fatto di Leva (luogo di nascita)/Residenza:
  http://www.esercito.difesa.it/organizzazione/I-Centri-Documentali

•   se gli obblighi di leva sono stati espletati presso l’Arma dei Carabinieri al Centro Nazionale Amministrativo dell’Arma dei Carabinieri di Chieti:
  (PEI): cnanurp@carabinieri.it , (PEC): cnanurp@pec.carabinieri.it.

Conseguentemente, nel caso di specie, appare chiaro come non sussista alcuna attribuzione riconducibile a SEGREDIFESA - I Reparto – 3° Ufficio, Ente di cui alla FAQ 16 precedente.