FAQ - Documentazione caratteristica

1. Che cosa è la documentazione caratteristica?

La documentazione caratteristica è lo strumento previsto per registrare tempestivamente il giudizio personale, diretto ed obiettivo dei superiori sui servizi prestati e sul rendimento fornito dai militari, nei limiti dell’interesse riguardante la valutazione delle attitudini e delle attività nell’ambito fisico, caratteriale, intellettuale, culturale e professionale. Essa costituisce base essenziale di giudizio per lo sviluppo di carriera ed elemento (orientativo) per l’impiego razionale del militare (riferimenti: articolo 1025 e ss. del decreto legislativo 15 marzo 2010, n.6 – di seguito COM; articolo 688 e ss. del decreto del Presidente della Repubblica 15 marzo 2010, n.90 – di seguito TUOM; paragrafo n.2 della circolare n. M_D AB05933 REG2023 0768022, in data 28 dicembre 2023– di seguito circolare 28 dicembre 2023; Premessa delle “Istruzioni sui documenti caratteristici del personale militare delle Forze armate” – di seguito I.D.C., approvate dal Segretario Generale della Difesa e diramate con foglio n. M_D AB05933 REG2023 0435297, in data 26 luglio 2023).
I.D.C.: /sgd-dna/staff/dg/persomil/circolari/documentazione-istruzioni-documenti-caratteristici-personale-forze-armate-e-carabinieri/33849.html
Circolare 28 dicembre 2023: /sgd-dna/staff/dg/persomil/circolari/documentazione-prot-n-0768022-2023-redazione-documenti-caratteristici/33396.html

2. Quando viene compilata la Scheda Valutativa?

La scheda valutativa (modelli A-B) deve essere redatta per documentare servizi di durata non inferiore a 180 giorni, anche qualora il giudicando presti servizio presso organismi nei quali il compilatore o uno dei revisori siano autorità civili del Ministero della difesa, e fatti salvi i tassativi casi, di cui al Capitolo I, par. 3 I.D.C., per i quali è comunque prescritta la redazione del rapporto informativo. La specifica disciplina, anche ai fini del computo del periodo temporale minimo (180 giorni), richiesto per la formazione della citata scheda, è compendiata al Capitolo I, par. 2 delle I.D.C. e al par. 7.h. circolare 28 dicembre 2023.

3. Quando viene redatto il Rapporto Informativo?

Il rapporto informativo viene formato utilizzando i medesimi modelli della scheda valutativa, per la valutazione di servizi riconducibili a tre fattispecie generali, connotate dalla previsione di un differente arco temporale legittimante la redazione del documento stesso (periodi pari o superiori a 60 giorni, ma inferiori a 180 giorni, da intendersi quale effettivo servizio, deve cioè essere sempre sottratta dal computo ogni assenza opportunamente documentata con il modello E; periodi anche pari o superiori a 180 giorni, allorché il valutando alternativamente, frequenti corsi di istruzione, venga sospeso dall’impiego; periodi di tempo anche inferiori a 60 giorni, in ipotesi tassative, come per il caso in cui debbano essere valutati servizi prestati in operazioni di carattere nazionale o internazionale, sussistendo specifiche condizioni). Per la disciplina di dettaglio si rinvia al Capitolo I, par. 3 I.D.C. e al par. 7.h. circolare 28 dicembre 2023. 

4. Quando viene redatta la Dichiarazione di mancata redazione di documentazione caratteristica (Mod. C)?

La dichiarazione di mancata redazione di documentazione caratteristica - Mod. C, viene redatta per assicurare la continuità cronologica della documentazione allorché, per un determinato periodo di tempo, non sia possibile addivenire alla formazione di una scheda valutativa o di un rapporto informativo. La necessità di compilare la menzionata dichiarazione, al verificarsi di uno dei motivi previsti per la formazione di un documento caratteristico, sorge in presenza di uno dei casi tassativamente indicati al Capitolo I, par. 5 I.D.C.

5. Quali sono i motivi di formazione della documentazione caratteristica?

I documenti caratteristici devono essere formati, con la massima sollecitudine, al verificarsi di uno dei motivi compendiati al Capitolo I, par. 7 I.D.C. (per approfondimenti vedasi anche par. 5 circolare 28 dicembre 2023), comunque riconducibili, in termini esemplificativi e meramente generici, a 11 ipotesi concretamente verificabili nei casi di: cessazione dal servizio del giudicando per collocamento in congedo, transito in altro ruolo o decesso; fine del servizio del giudicando o del compilatore; variazione del rapporto di dipendenza con il compilatore; variazione del rapporto di dipendenza con il primo revisore, a specifiche condizioni; inclusione nelle aliquote di ruolo per la formazione dei quadri di avanzamento; termine di un corso di istruzione o di eventuali periodi di esperimento; sospensione dall’impiego del giudicando, anche a titolo precauzionale; compimento del periodo massimo di un anno non documentato; partecipazione a concorsi, ove espressamente richiesto dai relativi bandi; promozione al grado di Generale di Corpo d’Armata o grado corrispondente; domanda di rafferma o di ammissione al servizio permanente, per il personale di truppa in ferma volontaria.

6. Quali sono le autorità competenti alla redazione della documentazione caratteristica, e quando le autorità valutative possono astenersi dal giudizio?

Fatte salve peculiari situazioni di servizio, da esaminare caso per caso, in termini generali, il documento caratteristico viene compilato dall’autorità dalla quale il valutando dipende direttamente per l’impiego, e revisionato dai due superiori gerarchici del compilatore, esistenti nella stessa linea ordinativa del giudicando, i quali, anche in caso di concordanza con i giudizi/qualifiche precedenti, dovranno, in ogni caso, formulare il proprio giudizio nella parte IV del documento caratteristico. Anche in caso di mancato giudizio dei citati superiori, a causa di impedimento o astensione, non possono essere coinvolte altre autorità al di fuori della suddetta linea di servizio. Unica eccezione, riguarda il caso in cui sia necessario valutare un militare non appartenente al ruolo ufficiali, e tra le tre autorità a lui immediatamente sovraordinate non sia compreso un ufficiale (riferimenti: Capitolo II, par. 1 delle I.D.C. e par. 6 circolare 28 dicembre 2023). Il superiore competente alla compilazione o alla revisione dei documenti caratteristici si astiene dal giudizio, facendo esplicita menzione della motivazione, qualora rilevi, alternativamente, l'impossibilità di: esprimere un giudizio personale diretto per mancanza di sufficienti elementi di valutazione; esprimere un giudizio obiettivo. Tale impossibilità deve essere determinata da fatti (quali ad esempio rapporto di parentela, conflitto di interessi in atto) che potranno essere verificati dal Ministero, qualora ritenuto necessario. In tale contesto, ipotesi del tutto peculiare, meritevole di attenzione, è rappresentata dalla possibilità di compilare rapporto informativo per i periodi anche di durata inferiore a 60 giorni, per operazioni di carattere nazionale o internazionale sancite da specifiche disposizioni, proprio perché per siffatte operazioni il parametro temporale dovrebbe essere considerato in subordine rispetto ai contenuti comportamentali, posti in essere dal valutando (anche pochi giorni in teatro operativo possono essere caratterizzati da eventi significativi derivanti da particolari dinamiche). Pertanto, in siffatti casi è opportuno che i valutatori limitino al massimo, la possibilità di avvalersi dell’istituto dell’astensione, al fine di non privare il giudicando della possibilità di avere tutti i periodi della carriera, adeguatamente valutati 
Detto ciò si evidenzia che l’istituto, delineato come facoltà e non obbligo dal legislatore, è insuscettibile di automatica applicazione, in presenza di condizioni astrattamente predeterminate, né tanto meno può essere invocato nel corso del procedimento amministrativo di riferimento, dal valutando.
(riferimenti: Capitolo III, par. 5 I.D.C. e par. 7.s. circolare 28 dicembre 2023).

7. Quando vengono richiesti gli elementi di informazione (Modello D)?

Le informazioni contenute nel modello D concorrono, nei casi previsti, alla formazione dei documenti caratteristici (schede valutative e rapporti informativi). Conseguentemente, il modello D deve essere allegato al documento caratteristico, che abbraccia il periodo nel quale è compreso il servizio valutato con gli elementi di informazione, assumendone lo stesso numero d’ordine. Le ipotesi, in cui è necessario per il compilatore, acquisire gli elementi di informazione, dei quali deve tener conto nella redazione del documento caratteristico, sono disciplinate al Cap. III, par. 4 I.D.C. e al par. 7.q. circolare 28 dicembre 2023.

8. Quando possono essere utilizzate espressioni elogiative nella formulazione dei giudizi?

L’attribuzione di espressioni elogiative, rappresentando un’ulteriore connotazione di eccezionalità, che può essere conferita a giudizi di livello apicale, deve, in linea di principio, conciliarsi con l’attribuzione di voci analitiche di livello apicale. Nella circostanza, e soprattutto in presenza di forti espressioni elogiative, risulta opportuno provvedere a supportare l’eccezionale valutazione con un adeguato impianto motivazionale (riferimenti: 
-   Cap. I, par. 4.b. e Cap. III, par. 3.c.(1) e (6) I.D.C.; 
-   par. 7.m. circolare 28 dicembre 2023). 
 

9. Quando un documento caratteristico può essere ritenuto disarmonico?

La problematica della disarmonia risulta estremamente delicata, in quanto un documento non opportunamente equilibrato tra aggettivazioni interne, giudizi e qualifica finale (laddove prevista) può essere inficiato dal vizio di eccesso di potere (nelle figure sintomatiche dell’illogicità e/o contraddittorietà dell’atto). Difatti, se è pur vero che nella compilazione dei documenti caratteristici non deve farsi applicazione di alcun criterio matematico e/o automatismo, in ossequio alla libera facoltà di giudizio e all’elevata discrezionalità riconosciuta, è quanto mai opportuno, prima di esprimere i giudizi, pesare le singole voci, ed effettuare altresì, un’analisi puntuale del significato della qualifica da attribuire, ove prevista, conformemente all’espresso giudizio (riferimenti: 
-    Premessa, par. 4; Cap. I, par. 2.b.; Cap. III, par. 1.g. e par. 3.3.c.(6); Cap. VI par. 2 I.D.C.:; 
-    Par. 7.o. circolare 28 dicembre 2023). 

10. In che termini va espressa la discordanza del 1° revisore e/o 2° revisore?

L’eventuale discordanza deve essere giustificata adeguatamente, con una motivazione che, ancorché sintetica, sia sufficientemente esaustiva e metta in evidenza i riscontri oggettivi alla base della crescita o della flessione del tenore del giudizio e/o della qualifica (riferimenti: 
-    Mod. A (art. 698 TUOM), nota a piè di pagina 7; 
-    Mod. B (art. 698 TUOM), ISTRUZIONI SOMMARIE, Par. 2.c. secondo alinea; 
-    Cap. III, par. 3.c.(2) e (3) I.D.C.; 
-    par. 7.k. circolare 28 dicembre 2023;
-    par. 5.c. circolare M_D AB05933 REG2024 0559093, in data 30 settembre 2024). 

11. Quale è la distinzione tra “incarico secondario” e “secondo incarico”?

Particolare attenzione deve essere riposta sulla distinzione tra “incarico secondario” - correlato a quello principale e “secondo incarico”, avente carattere di continuità e fisionomia propria. Pertanto, solamente in quest’ultimo caso va redatto il previsto documento caratteristico (riferimenti: Cap. IV, par. 2 I.D.C.).

12. Cosa accade nell’ipotesi di rifiuto di sottoscrizione della documentazione caratteristica da parte del valutando?

In ossequio a quanto disposto dal Cap. I, par. 4.e. I.D.C. e dal par. 4.a. circolare 28 dicembre 2023, con specifico riferimento al rifiuto da parte del militare di sottoscrivere il foglio di comunicazione dei propri documenti caratteristici, è opportuno evidenziare che una siffatta condotta potrebbe integrare, sia sotto il profilo oggettivo che soggettivo, il reato di disobbedienza previsto dall’art. 173 del codice penale militare di pace, come affermato da univoca giurisprudenza. Pertanto, al verificarsi di una tale evenienza, l’autorità preposta dovrà porre in essere la procedura specificatamente dettagliata nella citata circolare.

13. Perché viene richiesta tempestività nella redazione dei documenti caratteristici?

I documenti caratteristici per poter acquisire piena validità ed efficacia devono essere redatti con la massima tempestività (entro il termine ordinatorio di 60 giorni), al verificarsi della circostanza che ne ha determinato la formazione, anche al fine di ottenere che i valutatori si esprimano con precisione e obiettività sul servizio prestato dal militare, esclusivamente nel periodo cui si riferisce il documento valutativo. Inoltre la redazione tempestiva evita di confondere i riscontri oggettivi sulla base dei quali ci si deve esprimere e consente al valutato, di fare tesoro del giudizio esortativo o di conferma della bontà del suo operato (riferimenti: 
-    art. 1046 TUOM;
-    Mod. A (art. 698 TUOM), Foglio di comunicazione; 
-    Mod. B (art. 698 TUOM), Foglio di comunicazione; 
-    Premessa I.D.C.
-    Par. 3 circolare 28 dicembre 2023).

14. Quale è l’iter logico da seguire in sede di ricompilazione del documento caratteristico annullato?

Alla luce dei consolidati orientamenti della giurisprudenza amministrativa in materia, e della circostanza che l’attività di valutazione è informata a principi di alta discrezionalità, si deve evidenziare che nei casi di riedizione del potere amministrativo (redazione ex novo dei documenti annullati d’ufficio o in esecuzione di sentenza dell’autorità giudiziaria), gli unici limiti a cui attenersi devono essere individuati nei motivi di diritto, che hanno determinato la caducazione del precedente documento. Quindi, nel caso specifico di un documento caratteristico che sia stato annullato per violazione dei principi di armonia e consequenzialità tra giudizi interni e qualifica finale, le autorità valutatrici, chiamate a redigere un nuovo documento in sostituzione di quello annullato, danno vita a un nuovo procedimento valutativo che interessa, anche, tutte le voci che  ricompongono il documento, in un’ottica di perseguimento dell’unico fine, ossia del ripristino dell’equilibrio e dell’armonia tra le varie parti del documento caratteristico (riferimenti: par. 10.b. circolare 28 dicembre 2023.)

15. Quali tipi di ricorsi possono essere esperiti dall’interessato, avverso la documentazione caratteristica?

Gli strumenti di tutela utilizzabili per impugnare il documento caratteristico sono: il ricorso gerarchico (c.d. ricorso amministrativo per motivi di legittimità e di merito, da presentare per il tramite del comando di corpo del ricorrente, al Direttore Generale per il Personale Militare, entro 30 giorni dalla data di notifica del documento) e il ricorso giurisdizionale (presentato al T.A.R. competente, entro 60 giorni dalla data di notifica del documento impugnato, in ossequio alle disposizioni dettato dal codice del processo amministrativo). E’ opportuno precisare che il ricorso straordinario al Presidente della Repubblica può essere presentato solo dopo aver esperito il ricorso gerarchico (riferimenti: 
-    D.P.R. n. 1199/71;
-    Cap. VI, par. 1 I.D.C.;
-    Circolare sui ricorsi gerarchici in materia di documentazione caratteristica (f.n. M_D AB05933 REG2024 0559093, in data 30 settembre 2024).

16. Quando viene redatto il Documento caratteristico internazionale – DCI?

Le disposizioni vigenti sanciscono l’obbligo di redazione del DCI, nel caso in cui il valutando presti servizio alle dipendenze di autorità militari o civili di altri Stati e sia inquadrato in Organismi, per i quali sia predisposto il citato documento. Da ciò, consegue l’illegittimità dei documenti caratteristici redatti senza acquisire il citato DCI, ovviamente in presenza di entrambi i suddetti presupposti sostanziali (riferimenti: 
-    art. 693 TUOM; 
-    direttiva SMD-CM-001 edizione 2022 con aggiunte e varianti;
-    cap. V, par. 1 e 2 I.D.C.;
-    par. 9 circolare 28 dicembre 2023).

17. All’atto della notifica per presa visione del documento caratteristico è possibile richiedere una copia della documentazione di riferimento?

La consegna di una copia del documento caratteristico all’interessato, qualora ne venga fatta richiesta contestualmente all’apposizione della firma per presa conoscenza del documento stesso da parte del militare, dovrà essere effettuata senza aggravi economici per quest’ultimo e non si procederà, quindi, alla riscossione del contributo previsto per le relative spese di riproduzione. Differentemente, ove, tale richiesta venisse formulata in un secondo momento, la stessa, dovendosi considerare come un formale accesso agli atti, come tale, soggiace alla disciplina prevista per tale istituto, compreso l’obbligo di pagamento delle spese di riproduzione. Caso ancora diverso è l’accesso alla documentazione caratteristica di terzi, il quale è soggetto ad autorizzazione ministeriale, in ossequio alle vigenti disposizioni (riferimenti: 
-    cap. VI, par. 3 I.D.C.;
-    Par. 10.d. circolare 28 dicembre 2023).