Domande frequenti

Come determinare il confine dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO)?
 
La normativa prevede l'organizzazione degli Uffici in Aree Organizzative Omogenee, cui possono/devono confluire piu’ Organismi (che prendono il nome di Unita’ Organizzative).
Purtroppo non vengono fornite precise disposizioni in ordine alla costituzione delle AOO e, probabilmente, non potrebbero essere fornite indicazioni piu’ specifiche, stanti i problemi pratici di implementazione del protocollo informatico.
Sostanzialmente una AOO deve comprendere una serie di uffici afferenti ad una medesima organizzazione. A questo principio guida e’, pero’, possibile derogare per problematiche di carattere logistico, funzionale o pratico.
La definizione del confine dell’AOO non puo’ essere fatta in modo aprioristico o rigido. Presso ciascuna realta’ deve essere effettuata una analisi funzionale e tecnica dei problemi inerenti all’implementazione della normativa e, su tale base, andranno prese le decisioni piu’ opportune per garantire efficienza ed efficacia nello svolgimento del servizio.

Quali sono i compiti del Responsabile del Servizio di protocollo informatico (RdS)?

La figura del RdS e’ di tutto rilievo nella realizzazione pratica del protocollo informatico. Intanto, fatto piuttosto raro, tale ruolo e’ codificato attraverso una norma di legge (art. 61 dpr 445/2000). Inoltre, i Suoi compiti non sono meramente burocratici, ma hanno una valenza di tipo legale, poiche’ il RdS garantisce il corretto funzionamento del sistema di protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi (secondo le indicazioni del DPR 445/2000 e delle norme ad esso correlate).
Infine, ha rilevanza anche per l’esterno dell’A.D., poiche’ tra le Sue funzioni di “garanzia” vi e’ quella di garantire la funzionalita’ (a norma di legge) del sistema di protocollo.
Un elenco sommario dei compiti potrebbe essere il seguente:

• definisce tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico;
• definisce l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalita' di trattamento;
• definisce le modalità di produzione e conservazione delle operazioni di registrazione, segnatura, annullamento e modifica di protocollo informatico;
• definisce le modalità di utilizzo del registro di emergenza;
• applica i criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso e l'utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti da parte degli utenti interni e dei soggetti esterni alla P.A.;
• puo’ definire le procedure di salvataggio e conservazione su supporto informatico removibile delle informazioni e dei documenti;
• definisce il sistema di classificazione delle informazioni e dei documenti e le relative modalita' di aggiornamento;
• predispone il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici, concordandolo con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il responsabile della sicurezza dei dati personali;
• definisce le modalita’ di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti internamente ed esternamente all'area organizzativa omogenea di responsabilita’;
• predispone il manuale di gestione che disciplina le procedure del sistema di gestione e di conservazione dei documenti (in collaborazione con il Responsabile dell'Organizzazione del Servizio);
• provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito presso ciascuna amministrazione;
• si occupa della produzione e conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito;
• verifica il rispetto delle disposizioni di legge in materia di gestione informatica documentale e degli archivi da parte dei propri collaboratori;
• verifica la corretta applicazione del manuale di gestione da parte dei propri collaboratori;

Come deve essere effettuata la nomina del Responsabile del Servizio?

Per la rilevanza dei compiti assegnati e per la funzione svolta, anche verso l’esterno dell’A.D., la nomina del Responsabile del Servizio deve essere effettuata attraverso un atto formale dell’Ente di appartenenza (Ordine di servizio, Decreto ecc..) 

Quali sono i compiti del Responsabile dell’Organizzazione (RO)?
 
Il RO e’ una figura non prevista dalla normativa, ma che e’ stata inserita in un percorso formativo di figure professionali coinvolte nel processo di applicazione della normativa vigente sul protocollo informatico.
Tale ruolo e’ di piu’ alto livello rispetto al Responsabile del Servizio: e’ una sorta di coordinatore che sovrintende, dal punto di vista organizzativo, all’implementazione della normativa nell’AOO di riferimento.
Poiche’ l’impatto del protocollo informatico sull’AOO di riferimento puo’ essere piu’ o meno importante possono, inoltre, rendersi necessarie reingegnerizzazioni dei processi amministrativi interni, attivita’ cui il RO deve sovrintendere.
In Enti di piccole dimensioni la sua presenza puo’ essere ridondante e, a volte, la figura del RO puo’ coincidere con quella del Responsabile del Servizio.

Cos’e’ il Manuale di Gestione (MG)?

Il MG e’ un documento previsto dalla normativa (DPCM 31 ottobre 2000) che contiene le regole con cui l’AOO di riferimento eroghera’ il servizio di protocollo informatico all’interno dell’Amministrazione di appartenenza e verso l’esterno (cittadini e ditte).
E’ una sorta di carta dei servizi, dove gli interessati possono trovare in anteprima le modalita’ di gestione del protocollo nei suoi diversi aspetti.
E’ un documento di rilievo, poiche’ impegna l’AOO ad erogare, nelle modalita’ e con i tempi ivi indicati, i servizi afferenti al protocollo. Deve essere approvato dal Dirigente dell’AOO (Capo Reparto/Direttore Generale, ecc...) e puo’ essere redatto insieme al Responsabile dell’Organizzazione.
Per quanto sopra, il Manuale di Gestione non e’ un documento statico, ma puo’ e deve essere aggiornato in dipendenza delle modifiche apportate alle procedure manuali, organizzative ed informatiche applicate alla gestione del protocollo.

Cos’e’ la Posta Certificata?

E' un servizio a disposizione delle AOO che possono, in tal modo, trasmettere documenti con le stesse modalita' di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
La casella postale, per tale motivo, si trova sotto uno specifico dominio che, per l'A.D. e' postacert.difesa.it

Cos’e’ la casella di posta istituzionale?

La casella postale istituzionale e' quella casella che viene comunque utilizzata dall'AOO o dall'UO per le proprie comunicazioni interne all'A.D. o verso l'esterno. 
 
Cos’e’ il codice dell’Amministrazione?
 
Il Codice dell'Amministrazione e' quello previsto dalla segnatura di protocollo.
Per l'A.D. tale codice e' M_D.

Cos’e’ il codice dell’Area Organizzativa Omogenea?

Il Codice dell'Area Organizzativa Omogenea e' previsto dalla segnatura di protocollo (Art. 55 DPR 445/2000 e Art. 9 DPCM 31 ottobre 2000).
Nelle schede riepilogative pubblicate su questo sito, viene riportata, per ciascuna AOO, l'indicazione del codice attribuitole.
I codici delle AOO del Vertice, dello Stato Maggiore della Difesa, dell'Esercito, della Marina, dell'Aeronautica, dell' Area Tecnico-Amministrativa e della Giustizia Militare sono gia' stati individuati e comunicati alle relative AOO.

Chi puo’ accedere al manuale di Gestione dell’AOO?

Il Manuale di Gestione e' un documento pubblico, che descrive i servizi che l'AOO mette a disposizione, internamente ed esternamente ad essa, per la gestione del protocollo. Per tale motivo puo' essere consultato da chiunque, internamente o esternamente all'A.D., ne faccia richiesta. La sua diffusione puo' avvenire per via telematica o cartacea (DPCM 31 ottobre 2000 art. 5 comma 3).