Vice Direttore

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Vice Direttore e Capo del Servizio Amministrativo

In qualità di Vice Direttore:

- collabora con il Direttore nel governo e nella disciplina del personale militare e civile dell’Ufficio e lo sostituisce nei casi di assenza e vacanza della carica;
- si accerta che il personale dipendente sia presente durante le ore di servizio controllando il riepilogo, prodotto dalla Sezione Segreteria, dei “rapportini del mattino” di ciascuna Sezione;
- esercita azioni di controllo sull’esecuzione del lavoro straordinario svolto dal personale dipendente su autorizzazione del Direttore;
- cura l’esecuzione delle pratiche che, di volta in volta, vengono a lui delegate dal Direttore;
- provvede alla rilevazione periodica dei carichi di lavoro nonché ai conseguenti adeguamenti strutturali e procedurali;
- formula proposte circa l’adozione di progetti e la definizione dei criteri generali di organizzazione dell’Ufficio.
In qualità di Capo del Servizio Amministrativo:
- ha alle sue dirette dipendenze la Sezione Gestione Finanziaria, la Sezione Assegni, la Sezione Servizi Generali, la Sezione Gestione Patrimoniale e il Nucleo EAD;
- esercita il controllo tecnico-contabile sui titoli originati dai Capi Sezione Addetti della Difesa, Cooperazione Internazionale e Missioni all’Estero;
- esercita, ai fini disciplinari, la potestà sanzionatoria di Comandante di Reparto nei confronti di tutto il personale militare nelle Sezioni e Nucleo dipendenti;
- è responsabile della direzione della gestione amministrativa dell’Ente;
- attua, con opportune disposizioni, i provvedimenti concernenti l’organizzazione ed il funzionamento del Servizio Amministrativo, dandone informazione al Direttore;
- è Funzionario Delegato;
- sovrintende, avvalendosi del Capo della 5^ Sezione, all’inserimento e all’aggiornamento trimestrale sul sito istituzionale dell’A.D. (sezione “Amministrazione Trasparente”) degli elementi informativi concernenti i pagamenti effettuati (art. 4 bis, comma 2, D.Lgs. n. 33/2013);
- sovrintende, avvalendosi del Capo della 7^ Sezione, alla pubblicazione sul sito istituzionale di Ufficio (sezione “Amministrazione Trasparente”) degli adempimenti relativi alla pubblicità degli appalti aggiudicati e alla successiva trasmissione all’ANAC (art. 1, comma 32, Legge n. 190/2012 e art. 33, D.Lgs. n. 33/2013);
- firma la corrispondenza delle dipendenti Sezioni anche se diretta a Organi Superiori, con esclusione di quella attinente a fatti disciplinari, all’istruzione, all’addestramento, all’igiene, alla programmazione finanziaria e all’impiego dei fondi;
- propone al Direttore l’attribuzione degli incarichi nell’ambito dell’organizzazione dell’organismo;
- riferisce al Direttore qualunque fatto gestionale che si discosti da quanto programmato o che possa comportare nocumento o ritardi nell’organizzazione dell’Ufficio o nelle gestioni finanziaria e patrimoniale;
- emana gli atti che gli sono attribuiti dall’Ordinamento vigente;
- custodisce, tenendolo aggiornato, il “Registro degli eventi dannosi e delle costituzione in mora”
- custodisce, tenendoli aggiornati, il registro delle Ispezioni e quello delle Note di Osservazione, relativo alla contabilità del denaro ed alla contabilità patrimoniale;
- appone la parafatura su tutti i registri contabili dell’Ufficio riguardanti le gestioni finanziaria e patrimoniale;
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- effettua le verifiche e presiede alle operazioni attribuite alla sua competenza dall’Ordinamento vigente, dai regolamenti e norme speciali;
- assiste alle ispezioni e verifiche degli Organi superiori;
- è responsabile del procedimento di accesso ai documenti amministrativi che sono prodotti/originati nell’ambito del Servizio Amministrativo e della tenuta dell’archivio delle istanze di accesso di competenza;
- è incaricato di ogni altra attribuzione prevista dalle norme vigenti.
A lui risale la responsabilità della trattazione delle problematiche giuridico-amministrative concernenti il personale militare e civile e l’esatta interpretazione delle disposizioni legislative e regolamentari in campo amministrativo e contabile.
È responsabile della gestione amministrativa dell’Ente. La sua attività concreta la vita economica dell’Ufficio Amministrazioni Speciali.
In tale contesto, provvede a:
(1) per la gestione del denaro:
- rispondere, unitamente al Capo Sezione Gestione Finanziaria ed al Cassiere, dei fondi e dei valori depositati nella cassa di riserva, di cui detiene la chiave n. 1 ed il relativo duplicato, nonché dei fondi depositati sul c.c.p.;
- effettuare, almeno mensilmente, la verifica dei fondi e dei valori nella cassa corrente, trascrivendone l’esito sul prescritto registro e promuovendo immediatamente le azioni conseguenti in caso di esito negativo;
- disciplinare il funzionamento dell’Ufficio Cassa;
- firmare gli assegni di conto corrente postale congiuntamente con il Capo della Gestione Finanziaria o con il Cassiere; regolare e disciplinare la gestione del conto corrente postale, nonché disporre le modalità per il pagamento dei creditori utilizzando il c.c.p. on-line;
- ordinare la somministrazione dei fondi ai distaccamenti dipendenti e disporre l’inserimento dei conti dei distaccamenti medesimi nella contabilità dell’Ente, dopo averne accertata la regolarità formale e contabile;
- inoltrare, mensilmente alla Direzione di Amministrazione, la richiesta dei fondi occorrenti per l’effettuazione delle spese (comprensiva delle esigenze dei distaccamenti dipendenti);
- ordinare le spese nei limiti delle autorizzazioni e decretazioni emanate da me o da altre autorità superiori a mente delle leggi sul decentramento;
- ordinare l’esecuzione delle riscossioni e dei pagamenti, sulla base della documentazione giustificativa annessa ai relativi titoli;
- effettuare il controllo tecnico-contabile sui titoli originati dai Capi Sezione Addetti della Difesa, Cooperazione Internazionale e Missioni all’Estero, a premessa della loro contabilizzazione;
- seguire l’andamento delle spese nei limiti delle assegnazioni;
- stipulare i contratti quale rappresentante dell’Amministrazione Difesa;
- presiedere i seggi d’asta, salvo mia diversa disposizione per casi eccezionali;
- assumere il ruolo di Responsabile del Procedimento per la fase di affidamento delle forniture e dei lavori appaltati secondo le procedure previste dalle norme vigenti;
- assegnare i fondi permanenti agli Organismi supportati ed ai vari agenti preposti alla direzione dei servizi, Uffici e Magazzini;
- attribuire gli aumenti periodici degli stipendi;
- assolvere agli obblighi di sostituto d’imposta per gli emolumenti corrisposti, nell’ambito del rapporto d’impiego, al personale amministrato e per gli altri redditi da questo dichiarati e noti all’Amministrazione;
- curare, mediante l’apposita piattaforma web del MEF, la ricognizione dei debiti e la certificazione dei crediti, nonché le relative periodiche segnalazioni al MEF.
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(2) per la gestione patrimoniale:
- disciplinare la gestione patrimoniale e il funzionamento degli uffici e dei magazzini interessati a detta gestione; al riguardo, il Capo del Servizio Amministrativo deve rappresentare al Direttore le necessità particolari della gestione proponendo le soluzioni ritenute opportune;
- effettuare sui materiali in uso i controlli previsti dalla normativa vigente; accertare saltuariamente la regolare tenuta delle scritture dei magazzini e la concordanza fra le scritture contabili e quelle effettive dei materiali in carico; effettuare o disporre le verifiche dei materiali secondo le modalità stabilite dai regolamenti vigenti;
- presenziare direttamente alle operazioni relative ai passaggi di consegne tra consegnatari di materiali e sottoscrivere il relativo verbale;
- disporre (autorizzazione) il carico e lo scarico dei materiali, quando l’autorizzazione non sia di competenza di altro organo in applicazione di norme regolamentari o di disposizioni particolari provenienti dagli organi superiori competenti; firmare i relativi ordini di carico e scarico;
- firmare i rendiconti amministrativi delle spese ed i conti giudiziali o amministrativi attinenti alla gestione patrimoniale;
- predisporre, i provvedimenti per la dichiarazione di fuori uso dei materiali in ottemperanza alle disposizioni/istruzioni in vigore; controllare i verbali di fuori uso dei materiali redatti dalle apposite Commissioni da sottoporre all’approvazione degli Organi competenti;
- dirigere il servizio relativo alla contabilità dei materiali avvalendosi del Capo Sezione Gestione Patrimoniale;
- firmare tutti i registri contabili interni ed i conti amministrativi dei consegnatari provvedendo, qualora previsto, alla loro parafatura.