Governo Italiano
Centro Unico di Dematerializzazione cartacea (Ce.De.Cu.)
Il capo unità per le attività di competenza:
- Cura l’attuazione dei programmi di ciascuna unità, adottando i relativi atti e provvedimenti amministrativi e di gestione ed esercitando i relativi poteri di spesa;
- Dirige e coordina l’impiego del personale e dei mezzi ed è responsabile del raggiungimento degli obiettivi assegnati all’unità cui è preposto.
Le unità hanno il compito di eseguire i lavori ed i servizi indicati per ciascuna nei programmi annuali e triennali di attività dell’agenzia. Ogni unità opera per programmi di attività con autonomia gestionale, nei limiti delle risorse umane, strumentali e finanziarie ad esse attribuite. Ogni unità ha una propria struttura direzionale, di livello dirigenziale o di livello dirigenziale generale, posta alle dipendenze di un capo unità.
Competenze: Il CEDECU rappresenta un importante nodo in ambito Difesa per le attività di dematerializzazione e conservazione. Le procedure in essere presso il CEDECU per le funzioni di dematerializzazione sono state messe a punto nella prima parte dello scorso decennio e sono ormai in esercizio da oltre cinque anni, periodo nel quale l'Ente ha potuto acquisire e consolidare una importante esperienza nel settore. Vale la pena citare i processi di sanificazione della documentazione, non sempre stoccata in locali idonei o le procedure di scansione e attestazione di conformità che puntano a produrre documenti validi a tutti gli effetti di legge. Ultimo, ma non ultimo per importanza, la possibilità di delocalizzare la gran parte delle funzioni di dematerializzazione. Tale ulteriore passo avanti del processo consente di moltiplicare la quantità di documenti che è possibile sottoporre a tale attività e, allo stesso tempo, di far mantenere sotto il controllo dell'Ente produttore i documenti, durante il processo di realizzazione dematerializzazione. (riducendo anche i costi, non solo meramente economici, di trasporto dei documenti da dematerializzare verso lo stabilimento del CEDECU)Il CEDECU dispone, inoltre, di un'infrastruttura di Digital Mailroom in grado di automatizzare le attività di classificazione, riordinamento dei documenti ed estrazione automatizzata delle informazioni necessarie che può essere configurata in modo diverso a seconda delle necessità. Si va dall'approccio centralizzato, con sale dotate di scanner per alti volumi di lavoro, a quello distribuito, in cui diversi sistemi di scanning (macchine multifunzione, varie tipologie di scanner, ecc.) sono dislocati in siti diversi e uffici periferici, per poi alimentare un comune sistema di cattura e raccolta documenti.
I vantaggi chiave di questo tipo di organizzazione sono:
- Maggior efficienza nella risposta;
- Disponibilità immediata dei documenti;
- Riduzione dello spazio e delle risorse necessari;
- Accessibilità da remoto ai dati per gli addetti che operano in mobilità.
Di seguito alcune delle funzioni attualmente gestite da CEDECU in modalità automatizzata che possono essere implementate e messe a disposizione per la digitalizzazione di altre P.A.:
Digitalizzazione del Fascicolo Sanitario Elettronico con i relativi documenti sanitari da parte delle strutture sanitarie territoriali;
Digitalizzazione di archivi storici contenenti documenti, registri e mappe di rilevanza storica, con classificazione tramite Machine Learning e Computer Vision;
Processi di istruttoria per richiesta finanziamenti per PA;
Gestione automatizzata ed archiviazione degli atti dei concorsi;
Digitalizzazione dei fascicoli del personale PA;
Digitalizzazione dei documenti fiscali.
Elenco dei servizi che il Centro eroga:
Digitalizzazione e dematerializzazione:
Studio dell'archivio da dematerializzare (sezioni d'archivio storico, di deposito e corrente);
Identificazione delle tipologie di documenti;
Analisi dello stato fisico della documentazione;
Studio di fattibilità;
Predisposizione del deposito temporaneo di stoccaggio;
Scarto del materiale cartaceo;
Individuazione dei metadati;
Indicizzazione dell'archivio;
Scansione;
Controllo qualità;
Creazione del documento informatico;
Firma digitale e marca temporale;
Pallettizzazione, trasferimento, ricomposizione o distruzione dell'archivio;
Analisi dello stato fisico dei documenti;
Individuazione del processo di sanificazione più idoneo;
Esecuzione del processo.
Conservazione a norma (Codice Amministrazione Digitale).
La conservazione digitale della documentazione della P.A. è l'atto finale del ciclo di vita amministrativo degli atti prodotti nel compimento delle proprie attività, di rilevanza per gli aspetti storici e archivistici oltre che giuridici.
Il CEDECU può assicurare in prospettiva, un ruolo di notevole importanza nell'ambito della conservazione del patrimonio documentale della P.A. .
Il Ce.De.C.U. è dotato di una connessione SPC2 fondamentale per l'interconnessione con le altre Pubbliche Amministrazioni.
E' un conservatore accreditato nella apposita lista dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). L'accreditamento, ottenuto nel dicembre 2015, è stato sottoposto al previsto rinnovo biennale nel luglio 2020.
Risorse complessive:
Personale civile 54*
Personale militare 25
Capo Unità: Dirigente Ing. Francesco Grillo
Contatti:
Telefono: 0771 464454/ Fax: 0771 463610
E-mail istituzionale: sgm@aid.difesa.it
E-mail di Posta Certificata: sgm@postacert.difesa.it
