Applicazione del Decreto n. 55 del 3 aprile 2013 del Ministero dell'Economia e delle Finanze,
Regolamento in maniera di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica
da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'art. 1 commi da 209 a 213 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244
e della Circolare n. 37 della Ragioneria Generale dello Stato del 4 novembre 2013
Codici Univoci Ufficio assegnati dall'Indice delle Pubbliche Amministrazioni
Sono stati generati i Codici Univoci per gli Enti dell’Amministrazione Difesa interessati al processo di Fatturazione Elettronica. Per tutti i dettagli sul processo di Fatturazione Elettronica in ambito Difesa si invita a leggere le indicazioni riportate
più avanti
Gli Enti non ancora dotati di Codice Univoco Ufficio possono contattare direttamente il
Referente Unico dell'Amministrazione Difesa per il Protocollo Informatico, la PEC e l'iscrizione all'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, per segnalare la situazione al fine di essere ricontattati per una verifica della situazione.
Si rammenta, altresì, l’obbligo previsto dall’art. 57bis del Codice dell’Amministrazione Digitale di aggiornare periodicamente i dati inseriti nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (con frequenza almeno semestrale). L’importanza delle informazioni relative al processo di fatturazione elettronica rendono il succitato aggiornamento rilevante
Per procedere con l’aggiornamento e’ sufficiente che il Responsabile del servizio di fatturazione trasmetta alla casella del
Referente Unico le variazioni intervenute.
Per tutti i dettagli sui processi di Fatturazione Elettronica in ambito Difesa si invita a leggere le indicazioni di seguito riportate.
Note sul processo della Fatturazione Elettronica in ambito Difesa
Attivita' preliminari:
Il meccanismo di fatturazione elettronica prevede una serie di passaggi propedeutici da effettuare in ambito A.D., come di seguito indicato:
prima attivita' da effettuare e' il censimento degli enti potenziali ricettori di fatture. Tali enti dovranno essere inseriti nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) a cura del Referente dell'A.D. e, per poter effettuare tale inserimento, e' necessario che l'Ente sia stato preventivamente inserito come Area Organizzativa Omogenea (AOO).
Per ciascuna AOO verra' quindi inserita almeno una Unita' Organizzativa (UO) preposta alla gestione delle fatture.
Per poter perfezionare l'inserimento della UO interessata, il Referente dell'A.D.:
inserisce (se non gia' presente ed a seguito della ricezione della opportuna documentazione), l'Ente interessato come Area Organizzativa Omogenea (AOO).
Inserisce l'Ente stesso anche come UO, per poter esporre l'indirizzo mail istituzionale dell'Ente
procede all'inserimento della UO interessata alla ricezione delle fatture. In tale fase l'IPA assegna alla UO inserita un
Codice Univoco.
In dipendenza della casistica di successivo pagamento, e' possibile che un Ente possa disporre di 2 codici univoci:
uno relativo alla UO interessata alla gestione delle fatture in
Contabilita' Ordinaria, il cui pagamento avviene attraverso organismi centrali (ad esempio i Centri di Responsabilità Amministrativa)
uno relativo alla UO interessata alla gestione delle fatture in
Contabilità Speciale (vedasi
l'apposito paragrafo). In tal caso, nella denominazione della UO sara' presente la sigla
CS (Contabilita' Speciale).
Il Codice Univoco, assegnato dall'IPA alla UO, dovrà essere indicato, a cura di ciascun Ente, a
tutti i propri fornitori, affinche' questi, a partire dal 6 giugno p.v., possano far pervenire le fatture nel nuovo formato.
Il Codice Univoco, non appena disponibile, dovra' essere inserito anche in
tutte le nuove obbligazioni commerciali, per facilitare l'attivita' di emissione della fattura.
Deve essere cura dell'Ente dichiarare al Fornitore il Codice Univoco da indicare nella fattura, relativamente all'iter che la singola fattura dovra' seguire per il successivo pagamento (Contabilità Ordinaria o Speciale)
In seguito all'avvenuto inserimento, nella Casella postale PERSONALE del Responsabile dell'articolazione preposta alla ricezione delle fatture, sara’ inviato, a cura del Referente Unico dell’A.D., un messaggio di segnalazione dell’avvenuto inserimento e, quindi, della disponibilta’ del Codice Univoco IPA della propria UO.
Effettuata questa prima attivita', sostanzialmente a cura del Referente Unico dell'A.D., vengono di seguito descritti, per completezza di informazione, i passaggi successivi.
Contabilita' Ordinaria:
Il processo di seguito descritto, e' valido, in ambito A.D., per le fatture emesse e da saldare in
Contabilita' Ordinaria a partire dal 6 giugno 2014.
il Fornitore emette la Fattura nel nuovo formato previsto dalle regole a suo tempo emanate ( lo potra' fare con software sviluppato ad hoc, ovvero utilizzando i servizi di un intermediario accreditato) e la trasmette all'Amministrazione attraverso il
Sistema di Interscambio (SdI), il quale funge da collettore di tutte le fatture, per tutta la Pubblica Amministrazione.
Maggiori informazioni su tale processo sono disponibili sul sito
www.fatturapa.gov.it
Il Codice Univoco assegnato dallIPA deve essere associato nel
SICOGE (a cura del Referente SICOGE) al codice Ente censito in tale Sistema Informatico. Cio' consentirà al SICOGE, al momento della ricezione della fattura, di renderla disponibile all'Ente interessato.
Dopo aver associato il Codice Univoco IPA al Codice Ente SICOGE, tale relazione dovra' essere validata dal Responsabile dell'Ente, mediante le funzioni disponibili nel SICOGE stesso. In assenza di tale validazione, le fatture non potranno essere inoltrate all'Ente di competenza.
L'Ente SICOGE, da associare al Codice Univoco IPA puo' assumere diverse ruoli in base all'ter da seguire. Piu' in dettaglio, gli Enti inseriti nel SICOGE possono appartenere a 3 distinte categorie:
Ufficio di Verifica: e' l'ufficio collegato all'Ufficio IPA e compie la funzione di VERIFICA della fattura, riconoscendola o rifiutandola.
Ufficio Contabile: e' l'ufficio che registra il costo nella gestione della contabilita' economico-patrimoniale.
Ufficio Pagatore: e' l'ufficio che conclude la registrazione della fattura elettronica con la contabilizzazione e la paga.
In base a quanto sopra esposto, sono possibili i seguenti casi:
Le tre tipologie di uffici sopra descitti si riferiscono ad una unica articolazione di un Ente. In tal caso sarà sufficiente indicare al fornitore il Codice Univoco IPA di tale articolazione. Al ricevimento della fattura l'Ente provvedera' a completare le fasi previste dall'iter.
L'ufficio di Verifica e quello Contabile coincidono: in tal caso va indicato al fornitore il Codice Univoco IPA di tale UO. L'Ente interessato provvedera' alle azioni di propria competenza e, quindi, attraverso le funzioni del SICOGE, trasmettera' la fattura all'Ufficio Pagatore.
L'ufficio di Verifica, il cui Codice Univoco IPA deve essere comunicato al Fornitore, riceverà la fattura nel SICOGE e, dopo aver effettuato l'attività di verifica, trasmette la stessa all'Ufficio Contabile/Ufficio Pagatore per le successive azioni.
L'ufficio di Verifica, il cui Codice Univoco IPA deve essere comunicato al Fornitore, ricevera' la fattura nel SICOGE e, dopo aver effettuato l'attività di verifica, trasmette la stessa all'Ufficio del Funzionario Delegato, per la prosecuzione dell'iter. In tal caso tenere presente che:
gli Uffici del Funzionario Delegato devono essere sia uffici COINT che Uffici Pagatori
possono ricevere fatture gia' verificate da altri uffici, ma le devono registrare e pagare
non hanno la possibilità di indicare un altro ufficio pagatore
Contabilita' Speciale:
Il processo di seguito descritto, e' valido, in ambito A.D., per le fatture emesse e da saldare in
Contabilita' Speciale a partire dal 6 giugno 2014.
Dopo lo svolgimento delle fasi propedeutiche già illustrate, l'Ente comunichera' al Fornitore il Codice Univoco IPA relativo alla UO competente per la Contabilita' Speciale (che, come già detto, conterra' all'interno della propria denominazione la sigla CS).
Il Fornitore emette la Fattura nel nuovo formato previsto dalle regole a suo tempo emanate (lo potra' fare con software sviluppato ad hoc, ovvero utilizzando i servizi di un intermediario accreditato) e la trasmette all'Amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), il quale funge da collettore di tutte le fatture, per tutta la Pubblica Amministrazione. Sara' necessario porre la massima cura nell'esatta indicazione del Codice Univoco assegnato all'Ente interessato alla fattura per la Contabilita' Speciale. Il SdI, attraverso il Codice Univoco individuera' l'Ente interessato alla fattura e inviera' il documento sulla casella di posta elettronica certificata di quell'Ente.
