Nell'ambito del Ministero della Difesa, ed in particolare dell'area tecnico-amministrativa, il continuo processo di ristrutturazione determina cambiamenti rapidi sia negli assetti organizzativi, sia nella ripartizione delle competenze in un quadro di sostanziale razionalizzazione e di migliore distribuzione delle risorse che appare in linea con le più recenti innovazioni legislative.
In tale contesto, è costante lo sforzo profuso sia dal vertice della predetta area in sede di indirizzo e coordinamento, sia dalle singole articolazioni di livello dirigenziale generale nell'esercizio dei poteri di direzione, gestione e controllo nell'intento di sviluppare procedure interne che ottimizzino l'organizzazione del lavoro e, di conseguenza, l'espletamento del servizio, incrementando la tempestività e l'efficacia dell'azione amministrativa, consentendo l'erogazione delle prestazioni in modo da prevenire o limitare il contenzioso, assicurando un più elevato grado di soddisfazione degli utenti.
Ufficio Centrale per le ispezioni Amministrative (Ispedife)
L’Ufficio Centrale per le Ispezioni Amministrative ha realizzato un apposito format finalizzato alla standardizzazione del procedimento ispettivo, grazie al quale gli Ispettori possono redigere relazioni garantendo controlli a tutto campo ed in tutti i settori dell’attività amministrativo-contabile degli Enti, Distaccamenti, Reparti dell’ Amm.ne Difesa.
Tale modello viene costantemente aggiornato ed arricchito dalla predisposizione di schede che permettono al personale ispettivo di accertare la legittimità dell’azione amministrativa degli Organismi verificati, consentendo, laddove ne ricorrano i presupposti, la correzione in via di autotutela di eventuali errori commessi nell’erogazione di indennità o nello svolgimento dell’attività amministrativa; in tal modo si possono prevenire eventuali contenziosi e si assicura una sensibile riduzione dei tempi di accertamento e di trattazione delle problematiche connesse, anche da parte degli addetti alla revisione delle relazioni ispettive.
Sulla base delle risultanze emerse dalle verifiche effettuate annualmente viene altresì prodotta una relazione sui rilievi ricorrenti, inoltrata poi agli Alti Comandi e a tutte le Diram, per la successiva diramazione a livello capillare.
Si realizza così un’attività di prevenzione e correzione delle possibili distorsioni di carattere amministrativo, in quanto per i rilievi mossi più frequentemente e per quelli più significativi viene evidenziato il comportamento errato rilevato dagli Ispettori con l’indicazione della normativa vigente alla quale invece ci si deve attenere.
Infine, in ossequio al disposto della L. 662/ 1996, l’Ufficio effettua periodicamente delle verifiche tese ad accertare l’eventuale svolgimento di attività lavorativa extra-istituzionale da parte dei dipendenti civili del Ministero della Difesa, in collaborazione con Presidenza del Consiglio-Funzione Pubblica e Guardia di Finanza.
Direzione degli armamenti terrestri (Terrarm)
La Direzione degli armamenti terrestri, in relazione alle competenze specifiche svolte, ha rilevato le buone pratiche di seguito riportate.
Direzione degli armamenti navali (Navarm)
Direzione degli armamenti aeronautici (Armaereo)
La Direzione Armamenti Aeronautici e per l'Aeronavigabilità ha rilevato, in relazione alle competenze specifiche svolte, le buone pratiche di seguito riportate:
procedure relative alla certificazione e qualificazione:
viene sempre assicurata l'attività di certificazione e qualificazione di aeromobili militari , motori ,eliche, APU nonché l'omologazione (certificazione e qualificazione) di equipaggiamenti e sistemi dell' aeromobile;
procedure relative alle pubblicazioni tecniche:
viene sempre assicurata l'attività di emanazione di pubblicazioni tecniche relative al materiale di competenza di ARMAEREO;
procedure relative all'immatricolazione di aeromobili:
viene sempre assicurata la preparazione degli atti per l' immatricolazione degli aeromobili militari e tenuta e gestione nel Registro degli Aeromobili Militari ed il controllo degli aeromobili militari immatricolati;
procedure relative all'assicurazione governativa della qualità:
viene sempre assicurato, per il materiale di competenza della DAAA ,il coordinamento nazionale per la fornitura dei servizi di AQG per paesi NATO e non NATO con cui vi siano accordi bi-multilaterali (STANAG 4107 "Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications" o assimilati).
procedure relative del mantenimento dell'aeronavigabilità :
viene sempre assicurata l'attività di verifica, approvazione e monitoraggio degli Enti/Reparti responsabili del mantenimento dell'aeronavigabilità degli aeromobili militari.
Direzione informatica, telematica e tecnologie avanzate (Teledife)
- Assicurazione Governativa della Qualità: controllo dell’assicurazione di qualità per gli aspetti contrattuali, a favore di altri Paesi NATO (STANAG 4107) e per l’evoluzione degli aspetti normativi AQAP;
- Attività di Qualificazione dei Sistemi per la Gestione della Qualità delle aziende operanti per la Difesa secondo le norme NATO-AQAP;
- Emanazione Pubblicazioni Tecniche relative a materiali e sistemi la cui acquisizione è di competenza di TELEDIFE
Direzione Generale dei lavori e del demanio (Geniodife)
Nell’ambito dell’ attività contrattuale della Direzione si è proceduto alla standardizzazione dell’istruttoria per il pagamento delle transazioni commerciali, estesa a tutti gli enti periferici, anche alla luce dei principali rilievi dell’UCB, mediante:
- la creazione di check - list per la predisposizione della documentazione necessaria in funzione delle varie tipologie di pagamento;
- istruzioni per la trattazione di casistiche più complesse che hanno originato soluzioni interpretative difformi.
Direzione Generale per il personale militare (Persomil)
Nel 2011 la Direzione Generale per il personale militare ha creato all'interno del suo portale intranet un apposito spazio dedicato alla standardizzazione delle procedure, grazie al quale gli operatori della Direzione stessa possono scaricare format per la redazione di taluni atti e provvedimenti, evitando refusi discendenti da formule "fai da te" ed assicurando, in tal modo, l'uniformità dei documenti prodotti.
In relazione alle competenze specifiche svolte dalla suddetta Direzione Generale, sono state adottate le seguenti buone pratiche:
Persomil ha introdotto un processo di formazione integrata legata all'analisi dei bisogni ed alle dinamiche produttive delle unità organizzative. La programmazione delle attività formative, così elaborata, e l'affidamento di incarichi di docenza a personale interno qualificato, hanno contribuito ad un significativo risparmio di spesa, garantendo l'accrescimento professionale dei discenti in funzione delle competenze da espletare.
Tot. Corsi gestiti n. 91
Tot. Partecipanti militari e civili n. 1064
- documentazione caratteristica del personale militare
Le operazioni di controllo sulla documentazione caratteristica sono state informatizzate realizzando, con risorse interne, una procedura che consente di armonizzare l'impiego del personale, decentrando tutte le operazioni rientranti nella verifica della documentazione, di rendere più efficace l'azione di comando e controllo ai vari livelli di responsabilità, attraverso finestre di riepilogo, di disporre in tempo reale di reportistiche aggiornate. Tale procedura ha eliminato alcuni "colli di bottiglia" e, al tempo stesso, ha consentito agli operatori di svolgere in autonomia il 100% delle attività con conseguente valorizzazione delle risorse, ha, infine, ridotto i tempi di fase in misura pari al 25%, con evidente recupero di produttività. Inoltre la risposta ad istanze di utenti e gli annullamenti e le rettifiche effettuati d'ufficio avvengono su cartelle dedicate e condivise in modo da ridurre i tempi di trattazione nel rispetto dei termini di legge.
Direzione Generale della previdenza militare e della leva (Previmil)
In relazione alle competenze specifiche svolte dalla suddetta Direzione Generale, sono state adottate le seguenti buone pratiche:
- procedure relative alla dipendenza da causa di servizio e/o alla liquidazione dell'equo indennizzo
Nella materia in argomento sono stati assorbiti in un unico atto i procedimenti relativi al medesimo soggetto con una maggiore costumer satisfaction, poiché le domande degli interessati vengono definite a prescindere dal momento di presentazione delle stesse, l'arretrato è stato abbattuto in maniera consistente, si è registrata una sensibile deflazione del contenzioso. Si è, peraltro, provveduto a notificare i provvedimenti all'indirizzo di posta elettronica dei Comandi di appartenenza degli interessati, ottenendo, così, la certezza della conoscenza del provvedimento da parte del destinatario a fronte dell'efficacia in tempo reale del provvedimento stesso. Dalla standardizzazione delle procedure di concessione dei benefici (equo indennizzo; pensione privilegiata) deriva una piena soddisfazione dell'utenza, evitando pregiudizi prima discendenti dalla diversa gestione degli stessi procedimenti.
- Liste di leva
La Direzione Generale ha, inoltre, elaborato uno studio di fattibilità sull'acquisizione delle liste di leva per via telematica in collaborazione con il Ministero dell'interno: al termine della sperimentazione si prevede di giungere ad una drastica contrazione del numero di operatori presso gli 8.300 comuni d'Italia, ad una riduzione/eliminazione degli Enti territoriali di Forza Armata in caso di riattivazione della coscrizione obbligatoria, all'acquisizione in tempo reale delle liste di leva ed al loro sistematico aggiornamento, alla creazione di una banca dati di pronto impiego con possibilità di futura implementazione dei dati di ogni singolo individuo, interfacciandosi con archivi informatici di altre PP.AA.
Direzione Generale per il personale civile (Persociv)
Nell'ambito delle attività della Direzione Generale, particolare attenzione è stata dedicata alla riconfigurazione del portale web della Direzione, al fine di renderlo di più facile ed immediata consultabilità e di implementarlo con ulteriori informazioni.
Particolare cura è stata dedicata alla riorganzzazione dell'area delle circolari. A tal fine, all'esito di apposito "Progetto di Miglioramento" per l'anno 2012 denominato "PERSOCIV ON-LINE" - progetto per la cui realizzazione è stato coinvolto personale di tutte le aree appartenente a tutti gli Uffici e Divisioni della D.G. - sono state riassettate le circolari emanate dalla Direzione in ragione delle materie, individuando quelle non più vigenti. E' stato in tal modo elevato il livello qualitativo della consultazione delle circolari, pervenendo, per un verso, alla puntuale ricognizione di tutte le circolari - evidenziandone la vigenza - e, dall'altro, alla sistemazione di quelle vigenti in aree tematiche allo scopo predisposte.
E' stato così rafforzato il ruolo della Direzione Generale come "punto di riferimento informativo e di comunicazione" di tutto il personale civile dell'A.D. e di tutti gli Enti della Difesa in cui presta servizio il personale civile.
