Il Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa (Ce.De.Cu), con sede a Gaeta, fornisce a favore di soggetti pubblici o privati, i seguenti servizi: la dematerializzazione di documentazione cartacea; la raccolta, immagazzinamento, digitalizzazione, archiviazione e conservazione digitale della documentazione degli archivi; la gestione informatizzata delle procedure di accesso ai documenti degli archivi digitali e per il trattamento dei relativi dati.
CENNI STORICI
Agli inizi del 1900, per soddisfare le esigenze tipografiche delle Forze Armate, fu costituita una “Officina Grafica” alle dipendenze degli Stabilimenti Militari di Custodia Preventiva e di Pena” con un organico formato da personale civile, coadiuvato da militari detenuti. Nel 1936 fu potenziata l’attività tipografica in modo più rispondente alle necessità di una organizzazione industriale. Nel 1968, non concorrendo più militari detenuti al processo di produzione, il funzionamento dell’Officina Grafica fu assicurato con personale militare e civile dei ruoli organici della Difesa.
Il transito alle dipendenze dell’AGENZIA INDUSTRIE DIFESA avvenne nel 2001.
Nel 2010, con D.M. fu avviato il processo per la realizzazione di un “Centro Unico di Conservazione Sostitutiva della documentazione cartacea”. E nel 2013, lo Stabilimento Grafico Militare cessò definitivamente le attività tipografiche concentrando la sua produzione esclusivamente sulla digitalizzazione della documentazione cartacea. Parallelamente furono avviate anche le procedure per la costituzione di un Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa. Infine, nel 2015, con D.M. lo Stabilimento fu riconfigurato in Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa assumendo, anche a favore di altri soggetti pubblici o privati, i seguenti compiti:
•dematerializzazione di documentazione cartacea;
•raccolta, immagazzinamento, digitalizzazione, archiviazione, conservazione digitale della documentazione degli archivi dell’Amministrazione della difesa;
•gestione informatizzata delle procedure di accesso ai documenti degli archivi digitali e per il trattamento dei relativi dati.
Prodotti e servizi
Lo Stabilimento riconfigurato quale Unità di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva di documenti, denominata “Centro di Dematerializzazione e Conservazione Unico (Ce.De.C.U.)”, opera per la Difesa e per altri enti della P.A., in partecipazione con operatori privati specializzati nel settore informatico-logistico-gestionale, fornendo i seguenti servizi:
◾Logistica
◾Sanificazione
◾Dematerializzazione
◾Validazione conformità
◾Conservazione
◾Consulenza
nonché gli ulteriori servizi di:
◾Gestione documentale
◾Firma digitale multipiattaforma
◾Consultazione sicura
◾Formazione
◾Ricerca e innovazione
Secondo quanto di seguito delineato:
Logistica:
– studio dell’archivio da dematerializzare (sezioni d’archivio storico, di deposito e corrente)
– identificazione delle tipologie di documenti
– analisi dello stato fisico della documentazione
– studio di fattibilità
– predisposizione del deposito temporaneo di stoccaggio
– scarto del materiale cartaceo
– individuazione dei metadati
– indicizzazione dell’archivio
– Pallettizzazione, trasferimento, ricomposizione o distruzione dell’archivio
Sanificazione:
– Analisi dello stato fisico dei documenti
– Individuazione del processo di sanificazione più idoneo
– Esecuzione del processo
– Verifica
Dematerializzazione:
– Materiale di alto pregio storico, scientifico, culturale e giuridico
– Materiale documentale con valenza giuridico-amministrativa
– Materiale documentale senza valenza giuridico-amministrativa
– Validazione della conformità
– Processi con alto contenuto di automazione per la produzione industriale di originali informatici
Conservazione
– Conservazione a lungo termine secondo le norme di legge
Consulenza
– Consulenza di processo
Gestione Documentale
– Sistema integrato per la produzione e la gestione della documentazione afferente i procedimenti amministrativi digitali (modulistica e form legali, workflow, document management)
Il Ce.De.Cu (Centro Dematerializzazione e Conservazione Unico della Difesa) è l’unica Pubblica amministrazione accreditata all’Agenzia per l’Italia Digitale.
